MEISSA GREEN · コース管理 現場ノート

ゴルフ場の作業日誌、次の作業に活かすには何を記録すればいい？

同じ場所で似たような問題が起きたとき、前回の写真や薬剤散布・施肥・散水の記録をすぐに見返せますか。次に使える作業日誌は、日付だけを書いた報告書ではありません。コース管理の作業記録として、場所、現場の状態、対応、資材、写真、その後の確認までがひとつの流れでつながっている必要があります。

上の画像は、韓国のある有名ゴルフ場のコース管理チームが使っている作業日誌です。1年365日、日付ごとにExcelのシートを作ってその日の作業を書き込んでいます。ひとつのファイルに1年分の作業記録が詰まった大切な資産です。コース管理チームが受け持つ作業の分類も比較的きちんと分かれていて、作業内容と担当者も細かく残っています。

ただ、事務所のホワイトボードでその日の作業を共有し、合間に電話やメッセージアプリで指示が飛び交うふだんの様子を思い浮かべると、あとからExcelに作業日誌を書き直すのは、それだけで負担が増える仕事です。それだけではありません。口頭や電話、メッセージでやり取りした作業の内容は時間とともに自然と消えていき、同じことが起きたときには、結局うろ覚えの記憶に頼って対応するしかなくなります。

作業日誌は、たくさん書くより「つながるように」書く

施肥、薬剤散布、散水から刈り込み、機材の点検まで、1日のうちにいくつもの作業が同時に動くので、記録も自然と増えていきます。けれども日付とメモだけでは、次の担当者がその記録を判断材料として使うのは難しくなります。大事なのは「いつ、どこで、何を見て、何をして、何をどれだけ使い、その後どうなったか」を1件の記録としてつなげることです。

海外のゴルフ場管理のベストプラクティスでも、病害虫を観察したときは日付・時間・場所・範囲と写真を残し、その後の管理の判断に使うことがすすめられています。

海外のゴルフ場向け管理ソフトの分野でも、同じ原則がくり返し語られています。「完了」と印をつけるだけで済ませると、あとには「何をしたのかわからない記録」しか残らない、ということです。オイル交換を「完了」とだけ書くのではなく、どのオイルをどれだけ使い、その後の状態はどうだったかまで書いておけば、次の担当者が判断材料として使えます。薬剤散布の記録で「薬少し」ではなく、正確な製品名と使用量を書くべき理由と同じです。

これまでのExcelの記録を取り込んで、出発点をつくる

では、すでにたまっているExcelファイルはどうすればいいのでしょうか。一から入力し直す必要はありません。メイサグリーンでは、これまでの作業日誌を取り込んで、日付・場所・作業ごとに整理できます。取り込んだあとは、列が正しく対応しているかを確かめ、これから使う場所の呼び方や資材名をそろえておくのがおすすめです。

新しい記録は、写真や薬剤散布・施肥、散水の内容を作業日と一緒にためていきます。

月ごとの作業日誌で、どの日にどんな作業があったかを確かめられれば、ばらばらの写真やメッセージのやり取りを探し回る時間を減らせます。

新しく登録する作業には、ホールの構成と場所、作業の分類、担当者、開始日・完了日をあわせて指定します。

在庫管理では、使った資材と残りの数量を照らし合わせて、次の作業の準備に必要な量を確かめます。

同じ場所の散水作業を、もう一度準備するとしたら？

現場の呼び方までそろえて、記録が属人化しないようにする

「薬少し」「Aグリーンの横」「前と同じ」のように人によって違う書き方は、その時は通じても、時間がたつと意味がぼやけてしまいます。チームでよく使う略称はそのままでかまいませんが、正式な資材名、場所、単位など、比べるのに必要な基準もあわせて書いておきましょう。

海外のゴルフ場向け管理ソフトの分野では、コース運営の知識の多くが特定の担当者だけに残っていて、その人が替わった瞬間に途切れてしまう、という点がよく指摘されます。つまりノウハウの属人化です。これを防ぐために共通してすすめられている方法は3つあります。すべての記録で同じ書式を使う「標準化」、記録を1か所に集める「一元化」、担当者が替わるタイミングで終わっていない作業を共有する「引き継ぎ」です。下の4つの基準は、この3つをゴルフ場の作業日誌に合わせて落とし込んだものです。

• 場所の呼び方ホール・グリーン・ティー・フェアウェイなど、チームで使う場所の呼び方を統一します。言葉で説明する代わりに地図や写真ですぐに示せれば、次の担当者も迷いません。
• 資材名と単位略称の横に正式名を書き、L、kgなどの単位を固定します。
• 写真の撮り方できれば同じ向き・同じ距離から作業前後の写真を残します。目土や張り芝のように、次の季節には見えなくなる作業ほど、覆われる直前の写真を必ず残しておきましょう。
• その後のメモ終わっていない作業と、もう一度確認する日付を書き漏らさないようにします。

こうして形をそろえた記録がたまっていくと、次の作業を準備するときに日付と場所、資材、写真をまとめて比べられます。期間・場所・作業内容で絞り込んで探せば、担当者が替わっても同じやり方で必要な記録を見つけられ、技術の継承にもつながります。

すでに十分な履歴がたまっているなら、メイサグリーンで過去の作業日誌をAIで探し直す方法もあわせてご覧ください。

今日残した1行の記録が、次の担当者の判断材料になります。いまのように記録がばらばらだと、次の担当者は場所や資材を確かめ直すところから始めることになります。その基準をいまチームの中でそろえておけば、次からは記録を開くところから作業を始められます。